Inledning

DS Smith inser vikten av en transparent och ansvarsfull användning av dina personuppgifter och har åtagit sig att skydda dina personuppgifter. Denna integritetspolicy (“policy”) förklarar hur DS Smith hanterar dina personuppgifter när du kontaktar oss som befintlig eller potentiell kund, leverantör, partner, affärskontakt, deltagare i vårt evenemang, användare av någon av våra webbplatser, prenumerant på våra marknadsföringskommunikation eller någon annan som kontaktar oss. 

DS Smith ("vi", "oss", "vår") avser DS Smith Plc med säte på 1 Paddington Square, London, Storbritannien, W2 1DL samt dess dotterbolag och intressebolag. Du kan också kontakta oss via e-post på data.privacy@dssmith.com.

Vilka typer av personlig information samlar vi in om dig?

DS Smith kan samla in personuppgifter från dig som en del av vår affärsverksamhet, inklusive genom din användning av våra webbplatser, när du kontaktar eller begär information från oss, begär en offert, köper från oss, säljer till oss, anlitar våra tjänster, tillhandahåller tjänster till oss, deltar i våra evenemang, prenumererar på vår marknadsföring eller som ett resultat av ditt engagemang med oss. 

Följande är de kategorier av personuppgifter som vi samlar in från dig: 

• Grundläggande information och kontaktuppgifter såsom ditt fullständiga namn och titel, det företag du arbetar för, din titel eller befattning, adress, telefonnummer och e-postadress, 
• (uppskattad) tjänsteålder, köpmotivation och inflytande på köpbeslut för viktiga kontaktpersoner, 
• om du skapar ett konto på nätet – ditt användarnamn och lösenord, 
• Finansiell information, t.ex. bankkontouppgifter och andra betalningsuppgifter,
• Teknisk information som samlas in via cookies och annan spårningsteknik, såsom information från dina besök på våra webbplatser eller digitala plattformar, information om surfning och enhetsanvändning, eller i förhållande till elektroniskt material och marknadsföringskommunikation som vi skickar till dig,
• Information som du lämnar till oss i syfte att delta i våra evenemang eller besöka våra anläggningar, inklusive krav på åtkomst och specialkost,
• dina marknadsföringspreferenser (förutsatt att vi får ditt uttryckliga samtycke när så krävs enligt tillämplig lag), 
• alla personuppgifter som ingår i din begäran, förfrågan eller kommentar, och
• Alla andra personuppgifter som du kan komma att lämna till oss.

Hur samlar DS Smith in dina personuppgifter?

Vi lägger stor vikt vid ansvarsfull insamling av personuppgifter, som vi kan samla in direkt och indirekt.

Vi kommer att samla in personuppgifter från dig direkt när du:

• kontaktar oss eller gör en förfrågan eller begär en offert,
• fyller i ett formulär på en av våra webbsidor,
• registrerar dig på en av våra webbsidor eller digitala plattformar,
• vill delta eller har deltagit i något av våra evenemang,
• vill besöka eller har besökt en av våra sidor eller kontor,
• prenumererar på vårt elektroniska material och vår marknadsföringskommunikation,
• lämnar ett anbud eller presenterar ditt företag för oss,
• representerar ditt företag när du har att göra med oss som kund eller leverantör,
• använder eller besöker våra webbplatser eller digitala plattformar,
• interagerar med oss direkt.

Som en del av vår verksamhet kan vi få personuppgifter indirekt från olika källor, t.ex. från betrodda tredjepartsleverantörer, offentliga myndigheter, tillsynsmyndigheter eller brottsbekämpande organ. Om du har gjort dina kontaktuppgifter tillgängliga på din organisations webbplats kan vi använda dessa uppgifter för att kontakta dig.  I situationer där vi ingår ett avtal kan dina personuppgifter komma att lämnas ut på ett säkert och konfidentiellt sätt. Vi kan också få tillgång till allmänt tillgängliga källor, t.ex. LinkedIn, samt samla in information från andra tredjepartskällor i enlighet med alla tillämpliga rättsliga krav.

Hur använder DS Smith dina personuppgifter?

DS Smith kan komma att använda dina personuppgifter för ändamål som beskrivs i denna policy eller som meddelats dig. Vi kan använda information om dig för följande ändamål: 

• för att besvara och/eller hantera din begäran eller förfrågan, 
• för internt registerföring, 
• att kontakta dig (direkt, antingen av företaget eller något av dess dotterbolag, eller via en partner eller agent) via e-post eller telefon av ovanstående skäl, 
• med förbehåll för ditt samtycke där så krävs enligt tillämplig lag, för att utföra direktmarknadsföring och/eller e-postmarknadsföring som du har prenumererat på eller begärt, 
• vid behov som en del av en omstrukturering av företaget, eller försäljning av någon verksamhet eller tillgång i koncernen, 
• för att fullgöra eventuella avtal som koncernen har med dig,  
• för att underhålla och förbättra våra webbplatser,
• för att kontrollera tillträdet till våra lokaler och för säkerhetsändamål,
• för rättsliga ändamål, tillsynsändamål, styrning och riskhantering, inklusive fastställande, utövande eller försvar av våra juridiska rättigheter, efterlevnad av rättsliga skyldigheter och tillsynsskyldigheter, och
• för att kommunicera med dig och hålla dig uppdaterad om relevant information eller tillkännagivanden.

Vi använder cookies och liknande tekniker från tredje part för olika ändamål, inklusive analys, marknadsföring och förbättring av webbplatsens funktionalitet. Dessa tekniker gör det möjligt för oss att analysera webbplatsanvändning, optimera våra tjänster och genomföra marknadsföringsaktiviteter som retargeting, vilket gör att vi kan visa relevanta annonser för användare som tidigare har besökt vår webbplats när de surfar på andra webbplatser. Dessa tjänster kan ansluta data till din webbläsare eller enhet. Läs vår cookiepolicy här.
Du kan välja bort personlig annonsering genom att justera dina inställningar på dessa plattformar, använda webbläsarens cookie-inställningar eller installera Google Analytics Opt-out Browser Add-on som finns här.
Dina uppgifter kan nås och/eller raderas via Googles sida Min aktivitet. Om du väljer bort personlig annonsering, kan vissa funktioner på denna webbplats komma att begränsas för dig.

Vilken är vår rättsliga grund för att behandla dina personuppgifter?

Den rättsliga grund som vi kan förlita oss på för att behandla dina personuppgifter inkluderar: 

• Vid vissa tillfällen behandlar vi dina personuppgifter med ditt samtycke (t.ex. när du godkänner att vi får placera cookies eller behandla information som du anger på vår webbplats, t.ex. formulär, enkäter). 
• Vid andra tillfällen behandlar vi dina personuppgifter när vi behöver göra detta för att uppfylla ett avtal med dig (till exempel för faktureringsändamål) eller när vi är skyldiga att göra detta enligt lag (till exempel för att uppfylla statliga arkiveringsskyldigheter). 
• Vi behandlar också dina personuppgifter när det ligger i vårt berättigade intresse att göra det och när dessa intressen inte åsidosätts av dina dataskyddsrättigheter (inklusive, till exempel, när vi delar personuppgifter med våra dotterbolag). 
• Vi kan också behandla dina personuppgifter för att uppfylla en rättslig eller regleringsmässig skyldighet.

Vem kan vi dela dina personuppgifter med?

DS Smith är ett multinationellt företag med flera dotterbolag spridda över olika länder. Följaktligen kan dina personuppgifter delas med eller behandlas av en eller flera enheter inom DS Smith.

Dina personuppgifter kan också göras tillgängliga för tredje part, t.ex:

• leverantörer, tjänsteleverantörer såsom revisorer och professionella rådgivare,
• leverantörer av telekommunikation, IT-värdstjänster och IT-underhåll,
• försäkringsgivare och finansiella förvaltare,

Dessa tredje parter kan använda information om dig för att utföra sina uppgifter för vår räkning. Företaget har infört olika säkerhets- och dataskyddsåtgärder, inklusive med sådana tredje parter, för att skydda din personliga information.

Vi kan lämna ut specifik information på laglig begäran av statliga myndigheter, brottsbekämpande myndigheter och tillsynsmyndigheter, där det krävs eller är tillåtet enligt lag, och för skatteändamål eller andra ändamål. Personuppgifter kan också lämnas ut till tredje part som svar på rättsliga processer, och när det krävs för att följa lagar, eller för att genomdriva våra avtal, företagspolicyer och användarvillkor, eller för att skydda koncernens, våra anställdas, ombuds, kunders och andras rättigheter, egendom eller säkerhet, samt till parter som du ger oss tillstånd att lämna ut dina personuppgifter till. 

Vi kommer inte att sälja dina personuppgifter till någon tredje part. 

Kommer dina personuppgifter att överföras utomlands?

Vissa överföringar av personuppgifter har förklarats ovan. Personer inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet ("EES") bör vara medvetna om att mottagare av deras personuppgifter, inom koncernen eller tredje part (enligt vad som anges i detta meddelande), kanske inte finns inom EES utan istället i länder som kanske inte har motsvarande skydd för personuppgifter som det som finns inom EES. I så fall kommer åtgärder att vidtas för att skydda dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lag. Data kommer till exempel att skyddas på lämpligt sätt genom standardavtalsklausuler, en lämplig certifiering av ramverket för dataskydd eller en leverantörs bindande företagsregler för personuppgiftsbiträden. 

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi kommer endast att behålla dina personuppgifter så länge som det är rimligt nödvändigt för att uppfylla de syften för vilka de samlades in. Vi kommer att lagra dina personuppgifter i enlighet med vår lagringspolicy och tillämplig dataskyddslagstiftning. Vi kommer att på ett säkert sätt förstöra eller radera dina personuppgifter i slutet av den tillämpliga lagringsperioden.

Hur lagrar och skyddar vi dina personuppgifter?

En del av den personliga information som vi upprätthåller kommer att förvaras i pappersfiler, medan annan personlig information kommer att ingå i datoriserade filer och elektroniska databaser.

Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att förhindra att dina personuppgifter oavsiktligt förloras, används eller nås på ett obehörigt sätt, ändras eller avslöjas.

Vilka rättigheter har du när det gäller dina personuppgifter?

Du har en rad rättigheter när det gäller dina personuppgifter. Du kan:

• begära tillgång: du har rätt att be oss om en kopia av de personuppgifter vi har om dig,
• begära rättelse: du kan be oss att rätta dina personuppgifter som du anser är felaktiga eller att komplettera dina personuppgifter som du anser är ofullständiga,
• invända mot behandling: du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter under vissa omständigheter, inklusive att välja bort direktmarknadsföring,
• begränsa behandlingen: du har rätt att be oss att begränsa hur vi använder dina personuppgifter,
• begära radering: du har rätt att be oss att radera dina personuppgifter under vissa omständigheter,
• begära att dina personuppgifter överförs: du har rätt att begära att vi skickar de personuppgifter vi har om dig till dig eller en annan enhet,
• lämna in ett klagomål till din lokala tillsynsmyndighet för dataskydd om du anser att dina rättigheter har kränkts.

Du kan endast utöva vissa av rättigheterna ovan under begränsade omständigheter, som bestäms av den rättsliga grunden för insamlingen av dina personuppgifter.

Kontakta oss på data.privacy@dssmith.com om du vill utöva några av dina rättigheter angående behandlingen av dina personuppgifter.

Ändringar i vår integritetspolicy

Vi uppdaterar denna integritetspolicy regelbundet för att återspegla förändringar i hur vi behandlar din personliga information. Vänligen kontrollera vår webbplats regelbundet för eventuella uppdateringar.  

Augusti 2024